“企业如何树立合同签订、履行过程中的证据意识”

“企业如何树立合同签订、履行过程中的证据意识”

前言：《民诉法》第七条规定：“人民法院审理民事案件，必须以事实为根据，以法律为准绳。”而司法机关查清事实的过程，实质是听取当事人举证、质证以及发现、收集、审查、认定证据的过程。然而众多企业在以诉讼手段处理合同类纠纷的过程中，往往因为在前期履行过程中缺乏证据意识，忽视证据的固定和管理工作，在庭审过程中苦于关键性证据的缺失，致使司法机关难以认定案件事实，无法获得令企业满意的审判结果。

概述：企业树立合同履行证据意识应注意哪些内容，下面以买卖合同为例做简要分析。

一、企业在哪些方面应注意保留相应的证据？

1、合同文件资料、合同签订过程、双方对合同的共同解释。

2、合同履行情况数据，尤其是在关键性时间节点合同履行情况的数据资料。

3、因对方出现异常履行行为，我方行使合同抗辩权的合理依据。

4、已交付的合同标的物质量是否存在瑕疵或缺陷。

5、未交付的合同标的物情况。

6、是否交付随附单据。

7、是否存在事先无法预见和避免的不可抗力因素。

8、行使救济权利是否逾期，是否遵照合同的约定和法律的规定。

9、是否超出诉讼时效、是否存在诉讼时效中止、中断、延长的法定事由。

二、哪些证据属于关键性的证据应予以保留？

1、买卖合同、招投标文件、合同附件、技术协议、补充协议、邀约和承诺的函件。

2、履约保函、保证合同、抵押合同、质押合同、定金合同，以及上述合同的登记、履行证据。

3、订发货、交收货凭证，如订货单、交货单、送货单、提货单、收货单、入库单、仓单、运单等。

4、货款收支凭证，如收据、银行付款凭证、发票等。

5、证明是否拖欠货款的证据：对账单、结算清单、欠条、还款计划书、还款承诺书、相关函件等。

6、质量问题原因分析、提出质量异议的函件、质量活动记录、证人证言、相关机构的证明、检验报告、客户投诉、退货和索偿的证据。

7、诉讼请求的数据来源，包括计算方法、公式、依据等。

三、保留证据的具体方法和注意事项有哪些？

1、原始证据保留。尽量收集证据原件、原物，并妥善保管。

2、送达证据保留。除了保留双方往来的原始书证外，还应对履行通知义务、协助义务、履行异议等保留相应的证据。

3、利用公证保留证据。公证证据在效力上高于普通证据，特别是网络类证据及电子合同等证据基本只能通过公证形式保留。

4、利用传真、录音录像等形式保留证据。

5、涉及双方的证据应有对方盖章和签字，其中盖章的效力最高。

6、证据应形成完整的可以相互印证的证据链条，能够全方位反映合同履行的全过程。

7、不可能在事先和事中将所有的证据全部存留，故应做好缺失证据的补完工作。

律师提示：以上为在签订和履行买卖合同过程中对证据材料留存的注意事项，如果最后确实发生了风险，这些材料将成为企业依靠法律武器维护自身合法权益，并最终致胜的最有力武器。

■文/张祖国(集团法务部)